Texten nedan är vår standardtext för e-post till anställda med länken till deras rensningsrapport
Ämnesrad:GDPR-rensningsrapport
"
Kära kollega
Det automatiserade rensningsverktyget har hittat data (e-post och filer) med personuppgifter som är äldre än 3 månader.
Enligt vår GDPR-policy är ni skyldiga att granska er rensningsrapport, som utfärdas var 3:e månad. Ni måste gå igenom uppgifterna i rapporten och radera de filer som inte uppfyller kraven.
Rensningsrapporten visar känsliga personuppgifter som är äldre än 3 månader. Dessa uppgifter kommer attraderasefter 3 månader i rapporten om ni inte använder något av undantagen nedan:
"Privat"– Markera data som "Privat" om det rör ett privat ärende. Data markerad som "Privat" kommer att finnas kvar längst upp i rapporten under fliken "PRIVAT" tills markeringen tas bort.
"Dispens"– Markera data med "Dispens" om uppgifterna rör ett pågående ärende. Data markerad med "Dispens" kommer att finnas kvar i rapporten under fliken "DISPENS" tills markeringen tas bort.
"Felklassificerad"Markera data med "Felklassificerad" om ni anser att uppgifterna i fråga inte innehåller GDPR-relaterad data. Data markerad med "Felklassificerad" kommer att uteslutas från rapporten.
All data markerad med "papperskorgen" kommer att raderas permanent varje dag. Den kan visas under fliken "RADERAD" längst upp i rapporten fram till dess.
Länk till rensningsrapporten
Med vänliga hälsningarLedning, IT & HRInstruktionsvideor:Klicka härför att se en instruktionsvideo om rensningsrapporten. Välj den video som behandlar automatisk radering.Klicka härför att läsa om GDPR-dataklassificering.Klicka härför att läsa om hur data kan återställas efter radering.
"