Om ni har "Project Manager"-behörighet i Data&More har ni tillgång till sidan "Rapport", där ni kan redigera text, datum m.m. för de e-postmeddelanden som skickas till användare med en länk till deras rensningsrapporter.
Längst upp på sidan visas alla aktiva rapporter som har öppnats för åtkomst. Rapporter kan endast öppnas för åtkomst av Data&More. Kontaktasupport@dataandmore.comför hjälp med detta.
Varje rapport har en liten ikon som kan ändras:
Om en ikon lyser upp i gult innebär det att motsvarande rapport har ett sparat distributionsdatum.Vid redigering av en rapports inställningar finns det fyra flikar:
Var och en av dessa avsnitt beskrivs i detalj nedan.
Rapport
Längst upp i denna vy visas datum och tid för den senast skickade rensningsrapporten, samt den schemalagda tidpunkten för nästa utskick.
Visa logotyp:
Här kan ni aktivera eller inaktivera visningen av företagets logotyp.
Rapporthuvud:
Här kan ni ändra rubriken som visas längst upp i rapporten. För användare med utökade behörigheter kommer denna rubrik även att visas i det svarta menyflödet på vänster sida av skärmen.
Rapportinnehåll:
Här kan ni redigera den text som visas längst upp i rensningsrapporten. På vänster sida redigeras texten, och på höger sida kan ni se hur texten kommer att visas. Ni har tillgång till välbekanta textredigeringsverktyg, såsom fetstil, kursiv stil, understrykningar samt möjligheten att infoga punktlistor eller numrerade listor.
För att redigera texten på vänster sida kan ni antingen använda ikonerna i verktygsfältet eller ange texten i HTML-format.
Startdatum och cykelperiod:
Här kan ni ange datum och tid för nästa e-postutskick, samt intervallet till nästa e-postutskick (cykel). För en cykel kan ni ange antal månader, år, veckor eller dagar. Om ni anger tre månader kommer nästa e-postutskick att ske på det valda datumet, tre månader senare. Om ni till exempel anger den 1 september som nästa rapportdatum med en 3-månaderscykel, blir följande rapportdatum den 1 december.
Observera:Om ni använder den automatiska raderingsmodellen bör ni rådfråga Data&More innan ni ändrar en rapportcykel.
Gör rapporten statisk:
Standardinställningen för rensningsrapporter är statisk. Det innebär att när en rapport skickas till användare förändras inte antalet fynd i deras rapporter förrän de får ett e-postmeddelande om en ny rapport. Med andra ord förändras inte antalet fynd i en rapport under en cykel på exempelvis 3 månader om rapporten är statisk.
Om denna inställning inaktiveras kommer rapporten att bli dynamisk, vilket innebär att en användare ser nya fynd i sin rapport så snart systemet identifierar nya personuppgifter. Detta sker till exempel om vissa personuppgifter blir mer än 3 månader gamla från en dag till en annan (standardinställningen är att uppgifter måste vara minst 3 månader gamla för att visas i rapporten).
Visa privat flik och tagg:
Här kan ni aktivera eller inaktivera möjligheten för användare att märka data i rapporten med etiketten "privat".
Visa markera som läst:
Om denna inställning är aktiverad kommer data i rapporten som har öppnats med "+"-ikonen att markeras i grått.
Aktivera markering:
När "markering" är aktiverad kan ni i rapporten se var meningar och siffror som är avgörande för klassificeringen av data förekommer. Markeringsfunktionen kan till exempel visa användaren var ett passnummer eller ett personnummer finns i ett e-postmeddelande.
Visa mappfilter:
Med denna funktion aktiverad kan ni öppna undermappar och se var de hittade uppgifterna finns. Ni kan klicka på en undermapp i er rapport för att använda den som ett filter. En användare kan till exempel filtrera sin rapport för att se alla fynd som finns i mappen "skickad post" i Outlook.
Ladda ned CSV:
Om användaren ska kunna exportera de hittade uppgifterna till en CSV-fil kan denna funktion aktiveras.
Visa innehåll:
Om denna funktion är aktiverad kan användaren visa innehållet i de hittade uppgifterna (e-post, fil m.m.). Användaren kan expandera innehållet genom att använda "+"-ikonen bredvid det enskilda datasetet.
Visa delat med:
Om denna funktion är aktiverad kan användaren se hur många andra användare ett dataset (e-post, fil m.m.) har delats med. På så sätt kan användaren identifiera hur många andra användare som har tillgång att visa och radera de aktuella personuppgifterna.
Visa dubbletter:
Med denna funktion aktiverad kan användaren se om ett dokument i rapporten förekommer flera gånger och var dokumentet finns.
Prenumeranter
På fliken "prenumeranter" kan ni redigera texten i det e-postmeddelande som skickas till alla mottagare av rensningsrapporten.
Skicka e-post till prenumeranter:
Om denna inställning är aktiverad kommer alla användare med hittade uppgifter att ta emot och få tillgång till rensningsrapporten.
Observera:Om ni inaktiverar denna inställning efter att rapporter har skickats ut kommer användarna att förlora åtkomsten till rapporten!
E-postmall:
I avsnittet "Ämne" anger ni ämnesraden för e-postmeddelandet.
I avsnittet "Brödtext" kan ni redigera texten i e-postmeddelandet till medarbetarna. På vänster sida redigeras texten, och på höger sida kan ni se hur texten kommer att visas. Ni har tillgång till välbekanta textredigeringsverktyg, såsom fetstil, kursiv stil, understrykningar samt möjligheten att infoga punktlistor eller numrerade listor. För att redigera texten på vänster sida kan ni antingen använda ikonerna i verktygsfältet eller ange texten i HTML-format.
Analys
Analysinställningar:
I detta avsnitt kan ni bevilja åtkomst till så kallade "vårdnadshavare" (custodians), det vill säga personer som behöver utökad åtkomst för att visa analysgrafer för alla eller utvalda grupper av medarbetare.
Skicka analysrapport för hela datamängden till nedan valda vårdnadshavare:
Här kan ni ange e-postadresser till personer som ska ha tillgång till analysgrafer för rapporten.
Skicka analysrapport för datamängden begränsad till AD-grupp till nedan valda vårdnadshavare:
Här kan ni ange namn på AD-grupper som ska ha tillgång till analysgrafer för rapporten. När ni lägger till en AD-grupp får användarna i den AD-gruppen tillgång att visa analysgrafer för rapporten.
Begränsa analysdata till teammedlemmar:
Om denna inställning är aktiverad visas data endast för användare som rapporterar till de valda vårdnadshavarna.
Observera:För att begränsa till teammedlemmar måste er Azure-konfiguration använda fältet "Manager".
Inkludera alla, inte bara direkt underställda användare:
Om denna inställning är aktiverad inkluderas alla användare i visningen, oavsett vilka chefer som användarna i rapporten rapporterar till.
E-postmall:
I textredigeringsmodulen anger ni ämnesfältet för e-postmeddelandet, och texten kan infogas och redigeras på samma sätt som beskrivs under "Rapport" och "Prenumeranter".
Aviseringar
Under aviseringar kan ni se en historik över alla tidigare skickade rapporter samt rapporter som är schemalagda för framtiden.Längst till höger kan ni se datumet för rapportdistributionen. Dessutom visas rapportens namn, antalet dataset i rapporten ("Dokument"), antalet användare som tar emot rapporten ("slutanvändare") samt antalet vårdnadshavare.Om en rapport har skickats kan ni expandera den (genom att klicka på den) för att se en rad detaljer om rapporten:
Under "Tid" visas den tidpunkt då e-postmeddelandet skickades.
"Konto" anger användarens e-postadress.
"Senaste inloggning" visar när användaren senast loggade in.
"Status" visar om e-postmeddelandet skickades och togs emot i användarens inkorg.
"Åtgärder": Här kan ni använda e-postikonen för att skicka om e-postmeddelandet till den aktuella användaren, till exempel om användaren av misstag har raderat e-postmeddelandet.