E-postmeddelandet nedan är ett förslag på hur ni kan informera anställda inför skanningen
"
Kära medarbetare,
Efterlevnad av EU:s dataskyddsmyndigheters riktlinjer
För att säkerställa att vårt företag efterlever EU:s dataskyddsmyndigheters riktlinjer gällande skyddet av personuppgifter i enlighet med den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) har företagets ledningsgrupp valt att använda ett automatiserat rensningsverktyg.
Detta rensningsverktyg kommer att skanna och identifiera potentiellt icke-kompatibel data, varefter den hanteras på lämpligt sätt.
Rensningsverktyget gör det möjligt för enskilda medarbetare att hantera GDPR-efterlevnadsprocessen så effektivt och smidigt som möjligt, både omedelbart och på lång sikt.
Skanningsprocess
Under den kommande perioden kommer företagets data som finns i Outlook och på fillagringsenheter att skannas. All icke-kompatibel data som identifieras kommer att markeras för hantering.Ni kommer att få instruktioner om den tidsram inom vilken ni aktivt bör åtgärda icke-kompatibelt innehåll, samt vägledning om hur det ska hanteras. Lösningen tar hänsyn till privat innehåll som finns i e-postmeddelanden och på fillagringsenheter. Exempelvis kommer dokument eller mappar som är markerade som "privata" inte att skannas.
Vad ni bör göra nu
Ni kan börja rensa e-postmeddelanden och fillagringsenheter där privat och känslig information kan finnas lagrad. Flytta sådan information till mappar märkta "privat".
Aktivt deltagande
Vi uppmuntrar samtliga medarbetare att ta en aktiv roll i denna GDPR-efterlevnadsprocess. Om frågor eller utmaningar uppstår finns vi tillgängliga för att ge stöd och assistans.
Processen och kommande steg kommer att kommuniceras vid behov.
Med vänliga hälsningar,Efterlevnadsteamet
"