Hur ni hanterar data som inte har någon uppenbar dataägare vid rensning av data
Data & More har utvecklat ett enkelt sätt att hantera rensning av data som inte har någon naturlig ägare.
Många organisationer står inför utmaningen att vissa datakällor innehåller exempelvis gammal data eller data utan en tydlig dataägare. Exempel på detta kan vara gamla fildelningar där mappar skapades för många år sedan och där ingen längre ansvarar för dem. Det kan röra sig om mappar som skapades av personer eller avdelningar som inte längre finns kvar eller som har bytt roller och ansvarsområden. Det kan också handla om SharePoint-webbplatser som har skapats av IT eller ett provisioneringsverktyg och därför inte har en "verklig" dataägare, utan enbart den person eller det system som skapade webbplatsen registrerad som dataägare.
Vid rensning av icke-kompatibel data måste någon granska vilken data som har identifierats och verifiera om den kan raderas eller bör arkiveras, eventuellt på annan plats.
Det är därför viktigt att ha en fullständig överblick över var icke-kompatibel data finns, vad den innehåller samt kunna tilldela ansvaret för den till en ansvarig person. Data & More kallar denna process förförvaltarkartläggning, det vill säga att tilldela en förvaltare för en given datamängd – en person som ansvarar för att verifiera vilken data som kan raderas eller inte.
En förvaltare kommer att erhålla en rapport över den data som förvaltaren ansvarar för, med en fullständig översikt av all data, källorna, åldern, klassificeringen, förhandsgranskning med mera, för att kunna verifiera om data kan raderas eller inte.
Tilldelning av en förvaltare (förvaltarkartläggning) till en datakälla
Det finns 2 sätt att tilldela en förvaltare till ett datalager.
Metod 1:
Den första metoden sker via Data & Mores översikt för rensningsrapporter, som ger en fullständig inblick i var all icke-kompatibel data eller annan typ av klassificerad data befinner sig.
Nedan visas en skärmbild av en rensningsrapport där datalagren till vänster visar antalet icke-kompatibla filer på en given plats. Det är också möjligt att gå djupare ned i respektive datalager.
Detta ger organisationen möjlighet att se vilka typer av data som finns var, och därigenom bättre kunna tilldela rätt förvaltare.
Metod 2:
Det är möjligt att automatiskt ange en förvaltare för samtliga datalager. En fil med en lista över sökvägar och förvaltarnas e-postkonton kan laddas upp, och dessa kommer automatiskt att tillämpas på alla berörda datalager.
Exempel på format och gränssnitt där Data & More laddar upp filen:
Administratörsgränssnitt för uppladdning av fil
