Hvis De har "Project Manager"-rettigheder i Data&More, har De adgang til siden "Report", hvor De kan redigere tekst, datoer m.m. for de e-mails, der sendes til brugere med et link til deres oprydningsrapporter.
Øverst på siden vises alle aktive rapporter, der er åbnet for adgang. Rapporter kan kun åbnes for adgang af Data&More. Kontaktsupport@dataandmore.comfor hjælp hertil.
Hver rapport har et lille ikon, der kan ændres:
Hvis et ikon lyser op i gult, betyder det, at den pågældende rapport har en gemt distributionsdato.Ved redigering af en rapports indstillinger er der fire faner:
Hver af disse sektioner beskrives nærmere nedenfor.
Report
Øverst i denne visning vises dato og klokkeslæt for den senest afsendte oprydningsrapport samt det planlagte tidspunkt for den næste.
Vis logo:
Her kan De aktivere eller deaktivere visningen af virksomhedens logo.
Rapportoverskrift:
Her kan De ændre den overskrift, der vises øverst i rapporten. For brugere med udvidede rettigheder vil denne overskrift også blive vist i den sorte menulinje i venstre side af skærmen.
Rapportindhold:
Her kan De redigere den tekst, der vises øverst i oprydningsrapporten. I venstre side redigeres teksten, og i højre side kan De se, hvordan teksten vil fremstå. De har velkendte tekstredigeringsværktøjer til rådighed, såsom fed, kursiv, understregning samt mulighed for at indsætte punktlister eller nummererede lister.
For at redigere teksten i venstre side kan De enten bruge ikonerne i værktøjslinjen eller indtaste teksten i HTML-format.
Startdato og cyklusperiode:
Her kan De angive dato og klokkeslæt for den næste e-maildistribution samt intervallet frem til den næste e-maildistribution (cyklus). For en cyklus kan De angive antal måneder, år, uger eller dage. Hvis De angiver tre måneder, vil den efterfølgende e-maildistribution finde sted på den valgte dato tre måneder senere. Hvis De eksempelvis angiver den 1. september som næste rapportdato med en cyklus på 3 måneder, vil den følgende rapportdato være den 1. december.
Bemærk:Hvis De anvender den automatiske sletningsmodel, bedes De konsultere Data&More, inden De ændrer en rapportcyklus.
Gør rapport statisk:
Standardindstillingen for oprydningsrapporter er statisk. Det betyder, at når en rapport sendes til brugere, ændres antallet af fund i deres rapporter ikke, før de modtager en e-mail om en ny rapport. Med andre ord ændres antallet af fund i en rapport ikke i løbet af en cyklus på eksempelvis 3 måneder, hvis rapporten er statisk.
Hvis denne indstilling deaktiveres, vil rapporten være dynamisk, hvilket betyder, at en bruger vil se nye fund i sin rapport, så snart systemet identificerer nye personoplysninger. Dette sker eksempelvis, hvis visse personoplysninger bliver mere end 3 måneder gamle fra den ene dag til den anden (standardindstillingen er, at data skal være mindst 3 måneder gamle for at fremgå af rapporten).
Vis privat fane og mærke:
Her kan De aktivere eller deaktivere, om brugere kan tilknytte en "privat"-markering til data i rapporten.
Vis markér som læst:
Hvis denne indstilling er aktiveret, vil data i rapporten, der er åbnet med "+"-ikonet, blive markeret med grå farve.
Aktiver fremhævning:
Når "fremhævning" er aktiveret, vil De kunne se i rapporten, hvor sætninger og tal, der er afgørende for klassificeringen af data, fremgår. Fremhævningsfunktionen kan eksempelvis vise brugeren, hvor et pasnummer eller et CPR-nummer befinder sig i en e-mail.
Vis mappefiltres:
Med denne funktion aktiveret kan De åbne undermapper og se, hvor de fundne data befinder sig. De kan klikke på en undermappe i Deres rapport for at anvende den som filter. En bruger kan eksempelvis filtrere sin rapport for at se alle fund, der befinder sig i mappen "sendt post" i Outlook.
Download CSV:
Hvis brugeren skal have mulighed for at eksportere de fundne data til en CSV-fil, kan denne funktion aktiveres.
Vis indhold:
Hvis denne funktion er aktiveret, kan brugeren se indholdet af de fundne data (e-mail, fil m.m.). Brugeren kan udvide indholdet ved at bruge "+"-ikonet ud for det enkelte datasæt.
Vis delt med:
Hvis denne funktion er aktiveret, kan brugeren se, med hvor mange andre brugere et datasæt (e-mail, fil m.m.) er blevet delt. På den måde kan brugeren identificere, hvor mange andre brugere der har adgang til at se og slette de pågældende personoplysninger.
Vis dubletter:
Med denne funktion aktiveret kan brugeren se, om et dokument i rapporten optræder flere gange, og hvor dokumentet befinder sig.
Subscribers
Under fanen "subscribers" kan De redigere teksten i den e-mail, der sendes til alle modtagere af oprydningsrapporten.
Send e-mail til subscribers:
Hvis denne indstilling er aktiveret, vil alle brugere med fundne data modtage og have adgang til oprydningsrapporten.
Bemærk:Hvis De deaktiverer denne indstilling, efter at rapporter er blevet udsendt, vil brugerne miste adgangen til rapporten!
E-mailskabelon:
I feltet "Subject" angiver De e-mailens emne.
I feltet "Body" kan De redigere teksten i e-mailen til medarbejderne. I venstre side redigeres teksten, og i højre side kan De se, hvordan teksten vil fremstå. De har velkendte tekstredigeringsværktøjer til rådighed, såsom fed, kursiv, understregning samt mulighed for at indsætte punktlister eller nummererede lister. For at redigere teksten i venstre side kan De enten bruge ikonerne i værktøjslinjen eller indtaste teksten i HTML-format.
Analytics
Analytics-indstillinger:
I denne sektion kan De give adgang til såkaldte "custodians", som er personer, der har behov for udvidet adgang til at se analysegrafer for alle eller udvalgte grupper af medarbejdere.
Send analyserapport for det samlede datasæt til de nedenfor valgte custodians:
Her kan De indtaste e-mailadresser på personer, der skal have adgang til analysegrafer for rapporten.
Send analyserapport for datasættet begrænset til AD-gruppe til de nedenfor valgte custodians:
Her kan De indtaste navnene på AD-grupper, der skal have adgang til analysegrafer for rapporten. Når De tilføjer en AD-gruppe, vil brugerne i den pågældende AD-gruppe få adgang til at se analysegrafer for rapporten.
Begræns analysedata til teammedlemmer:
Hvis denne indstilling er aktiveret, vil data kun blive vist for brugere, der refererer til de valgte custodians.
Bemærk:For at begrænse til teammedlemmer skal Deres Azure-opsætning anvende feltet "Manager".
Inkluder alle, ikke kun direkte administrerede brugere:
Hvis denne indstilling er aktiveret, vil alle brugere blive inkluderet i visningen, uanset hvilke ledere brugerne i rapporten refererer til.
E-mailskabelon:
I tekstredigeringsmodulet angiver De emnefeltet for e-mailen, og teksten kan indsættes og redigeres på samme måde som beskrevet under "Report" og "Subscribers."
Notifikationer
Under notifikationer kan De se en historik over alle tidligere udsendte rapporter samt rapporter planlagt til fremtiden.Yderst til højre kan De se datoen for rapportdistributionen. Derudover vises rapportens navn, antallet af datasæt i rapporten ("Documents"), antallet af brugere, der modtager rapporten ("end users"), samt antallet af custodians.Hvis en rapport er blevet afsendt, kan De udvide den (ved at klikke på den) for at se en række detaljer om rapporten:
Under "Time" vises det tidspunkt, e-mailen blev afsendt.
"Account" angiver brugerens e-mailadresse.
"Last login" viser, hvornår brugeren senest loggede ind.
"Status" viser, om e-mailen blev afsendt og modtaget korrekt i brugerens indbakke.
"Actions": Her kan De bruge e-mail-ikonet til at sende e-mailen igen til den pågældende bruger, eksempelvis hvis brugeren ved et uheld har slettet e-mailen.