Nedenstående mail er et forslag til, hvordan De informerer medarbejdere inden scanningen
"
Kære medarbejder,
Overholdelse af EU-databeskyttelsesmyndighedernes retningslinjer
For at sikre, at vores virksomhed overholder EU-databeskyttelsesmyndighedernes retningslinjer vedrørende beskyttelse af personoplysninger i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (GDPR), har virksomhedens ledelsesgruppe valgt at anvende et automatiseret oprydningsværktøj.
Dette oprydningsværktøj vil scanne og identificere potentielt ikke-compliant data, hvorefter det vil blive håndteret i overensstemmelse hermed.
Oprydningsværktøjet sætter den enkelte medarbejder i stand til at håndtere GDPR-complianceprocessen så effektivt og smidigt som muligt – både på kort og lang sigt.
Scanningsprocessen
I den kommende periode vil virksomhedens data i Outlook og på filservere blive scannet. Eventuelle ikke-compliant data, der identificeres, vil blive markeret til håndtering.De vil modtage vejledning om den tidsramme, inden for hvilken De aktivt bør behandle ikke-compliant indhold, samt anvisninger på, hvordan dette håndteres. Løsningen tager højde for privat indhold i e-mails og på filservere. Eksempelvis vil dokumenter eller mapper markeret som "privat" ikke blive scannet.
Hvad De bør gøre nu
De kan begynde at rydde op i e-mails og på filservere, hvor privat og følsom information muligvis er gemt. Flyt sådanne oplysninger til mapper mærket "privat".
Aktiv deltagelse
Vi opfordrer alle medarbejdere til at tage en aktiv rolle i denne GDPR-complianceproces. Skulle der opstå spørgsmål eller udfordringer, er vi klar til at yde assistance.
Processen og de næste skridt vil blive kommunikeret løbende efter behov.
Med venlig hilsen,Compliance-teamet
"