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Teil 2: (E-Mail-Vorlage) E-Mail an Mitarbeiter mit dem Link zum Bereinigungsbericht

2 Min. Lesezeit19. Apr. 2026

Teil 2: (E-Mail-Vorlage) E-Mail an Mitarbeiter mit dem Link zum Bereinigungsbericht Der folgende Text ist unser Standardtext für die E-Mail an Mitarbeiter mit dem Link zu ihrem

Der folgende Text ist unser Standardtext für die E-Mail an Mitarbeiter mit dem Link zu ihrem Bereinigungsbericht

Betreffzeile:DSGVO-Bereinigungsbericht

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Sehr geehrte Kollegin, sehr geehrter Kollege

Das automatisierte Bereinigungsscreening-Tool hat Daten (E-Mails und Dateien) mit personenbezogenen Daten gefunden, die älter als 3 Monate sind.

Gemäß unserer DSGVO-Richtlinie sind Sie verpflichtet, Ihren Bereinigungsbericht zu überprüfen, der alle 3 Monate ausgestellt wird. Sie müssen die im Bericht aufgeführten Daten durchsehen und die nicht konformen Dateien löschen.

Der Bereinigungsbericht zeigt sensible personenbezogene Daten an, die älter als 3 Monate sind. Diese Daten werdengelöscht nach 3 Monaten im Bericht, sofern Sie keine der folgenden Ausnahmen verwenden:

  1. „Privat" – Markieren Sie Daten als „Privat", wenn es sich um eine private Angelegenheit handelt. Als „Privat" markierte Daten verbleiben oben im Bericht unter der Registerkarte „PRIVAT", bis die Markierung entfernt wird.

  2. „Dispensation" – Markieren Sie Daten mit „Dispensation", wenn die Daten eine laufende Angelegenheit betreffen. Als „Dispensation" markierte Daten verbleiben im Bericht unter der Registerkarte „DISPENSATION", bis die Markierung entfernt wird.

  3. „Falsch klassifiziert" Markieren Sie Daten mit „Falsch klassifiziert", wenn Sie der Meinung sind, dass die betreffenden Daten keine DSGVO-relevanten Daten enthalten. Als „Falsch klassifiziert" markierte Daten werden aus dem Bericht ausgeschlossen.

Alle Daten, die mit dem „Papierkorb" markiert sind, werden täglich dauerhaft gelöscht. Bis dahin können sie unter der Registerkarte „GELÖSCHT" oben im Bericht eingesehen werden.

Link zum Bereinigungsbericht

Mit freundlichen GrüßenGeschäftsführung, IT & HRAnleitungsvideos:Hier klicken um ein Anleitungsvideo zum Bereinigungsbericht anzusehen. Wählen Sie das Video aus, das die automatische Löschung behandelt.Hier klicken um mehr über die DSGVO-Datenklassifizierung zu erfahren.Hier klicken um zu erfahren, wie Daten nach der Löschung wiederhergestellt werden können.

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