Wenn Sie in Data&More über „Projektmanager"-Rechte verfügen, haben Sie Zugang zur „Bericht"-Seite, auf der Sie Texte, Daten usw. für die E-Mails bearbeiten können, die an Benutzer mit einem Link zu ihren Bereinigungsberichten gesendet werden.
Oben auf der Seite werden alle aktiven Berichte angezeigt, die für den Zugriff freigegeben wurden. Berichte können nur von Data&More für den Zugriff freigegeben werden. Kontaktieren Siesupport@dataandmore.com für Unterstützung dabei.
Jeder Bericht verfügt über ein kleines Symbol, das geändert werden kann:
Wenn ein Symbol gelb leuchtet, bedeutet dies, dass für den entsprechenden Bericht ein gespeichertes Verteilungsdatum hinterlegt ist.Beim Bearbeiten der Einstellungen eines Berichts stehen vier Registerkarten zur Verfügung:
Jeder dieser Abschnitte wird nachfolgend im Detail beschrieben.
Bericht
Oben in dieser Ansicht werden das Datum und die Uhrzeit des zuletzt gesendeten Bereinigungsberichts sowie der geplante Zeitpunkt für den nächsten Bericht angezeigt.
Logo anzeigen:
Hier können Sie die Anzeige des Unternehmenslogos aktivieren oder deaktivieren.
Berichtskopfzeile:
Hier können Sie die Kopfzeile ändern, die oben im Bericht angezeigt wird. Für Benutzer mit erweiterten Rechten wird diese Kopfzeile auch in der schwarzen Menüleiste auf der linken Seite des Bildschirms angezeigt.
Berichtsinhalt:
Hier können Sie den Text bearbeiten, der oben im Bereinigungsbericht erscheint. Auf der linken Seite wird der Text bearbeitet, und auf der rechten Seite können Sie sehen, wie der Text erscheinen wird. Ihnen stehen vertraute Textbearbeitungswerkzeuge zur Verfügung, wie z. B. Fett, Kursiv, Unterstrichen sowie die Möglichkeit, Aufzählungspunkte oder nummerierte Listen einzufügen.
Um den Text auf der linken Seite zu bearbeiten, können Sie entweder die Symbole in der Symbolleiste verwenden oder den Text im HTML-Format eingeben.
Startdatum und Zyklusperiode:
Hier können Sie das Datum und die Uhrzeit für die nächste E-Mail-Verteilung sowie das Intervall bis zur nächsten E-Mail-Verteilung (Zyklus) festlegen. Für einen Zyklus können Sie die Anzahl der Monate, Jahre, Wochen oder Tage angeben. Wenn Sie drei Monate angeben, erfolgt die nachfolgende E-Mail-Verteilung am ausgewählten Datum, drei Monate später. Wenn Sie beispielsweise den 1. September als nächstes Berichtsdatum mit einem 3-Monats-Zyklus festlegen, ist das darauffolgende Berichtsdatum der 1. Dezember.
Hinweis: Wenn Sie das automatische Löschmodell verwenden, konsultieren Sie bitte Data&More, bevor Sie einen Berichtszyklus ändern.
Bericht statisch machen:
Die Standardeinstellung für Bereinigungsberichte ist statisch. Das bedeutet, dass sich die Anzahl der Befunde in den Berichten der Benutzer nicht ändert, wenn ein Bericht an sie gesendet wird, bis sie eine E-Mail über einen neuen Bericht erhalten. Mit anderen Worten: Die Anzahl der Befunde in einem Bericht ändert sich während eines Zyklus von beispielsweise 3 Monaten nicht, wenn der Bericht statisch ist.
Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, ist der Bericht dynamisch, d. h. ein Benutzer sieht neue Befunde in seinem Bericht, sobald das System neue personenbezogene Daten identifiziert. Dies geschieht beispielsweise, wenn personenbezogene Daten von einem Tag auf den anderen älter als 3 Monate werden (die Standardeinstellung ist, dass Daten mindestens 3 Monate alt sein müssen, um im Bericht zu erscheinen).
Privat-Reiter & -Tag anzeigen:
Hier können Sie aktivieren oder deaktivieren, ob Benutzer eine „Privat"-Kennzeichnung auf Daten im Bericht anwenden können.
Als gelesen markieren anzeigen:
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden Daten im Bericht, die mit dem „+"-Symbol geöffnet wurden, grau markiert.
Hervorhebung aktivieren:
Wenn „Hervorhebung" aktiviert ist, können Sie im Bericht sehen, wo Sätze und Zahlen erscheinen, die für die Klassifizierung von Daten entscheidend sind. Die Hervorhebungsfunktion kann dem Benutzer beispielsweise zeigen, wo sich eine Reisepassnummer oder Sozialversicherungsnummer in einer E-Mail befindet.
Ordnerfilter anzeigen:
Mit dieser aktivierten Funktion können Sie Unterordner öffnen und sehen, wo sich die gefundenen Daten befinden. Sie können in Ihrem Bericht auf einen Unterordner klicken, um ihn als Filter zu verwenden. Ein Benutzer kann beispielsweise seinen Bericht filtern, um alle Befunde anzuzeigen, die sich im Ordner „Gesendete Elemente" in Outlook befinden.
CSV herunterladen:
Wenn der Benutzer die gefundenen Daten in eine CSV-Datei exportieren können soll, kann diese Funktion aktiviert werden.
Inhalt anzeigen:
Wenn diese Funktion aktiviert ist, kann der Benutzer den Inhalt der gefundenen Daten (E-Mail, Datei usw.) einsehen. Der Benutzer kann den Inhalt durch Verwendung des „+"-Symbols neben dem jeweiligen Datensatz erweitern.
Geteilt mit anzeigen:
Wenn diese Funktion aktiviert ist, kann der Benutzer sehen, mit wie vielen anderen Benutzern ein Datensatz (E-Mail, Datei usw.) geteilt wurde. Auf diese Weise kann der Benutzer feststellen, wie viele andere Benutzer Zugriff auf die Ansicht und Löschung der relevanten personenbezogenen Daten haben.
Duplikate anzeigen:
Mit dieser aktivierten Funktion kann der Benutzer sehen, ob ein Dokument im Bericht mehrfach vorkommt und wo sich das Dokument befindet.
Abonnenten
Auf der Registerkarte „Abonnenten" können Sie den Text in der E-Mail bearbeiten, die an alle Empfänger des Bereinigungsberichts gesendet wird.
E-Mail an Abonnenten senden:
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, erhalten alle Benutzer mit gefundenen Daten den Bereinigungsbericht und haben Zugang dazu.
Hinweis: Wenn Sie diese Einstellung deaktivieren, nachdem Berichte versendet wurden, verlieren die Benutzer den Zugang zum Bericht!
E-Mail-Vorlage:
Im Abschnitt „Betreff" geben Sie den Betreff der E-Mail an.
Im Abschnitt „Inhalt" können Sie den Text in der E-Mail an die Mitarbeiter bearbeiten. Auf der linken Seite wird der Text bearbeitet, und auf der rechten Seite können Sie sehen, wie der Text erscheinen wird. Ihnen stehen vertraute Textbearbeitungswerkzeuge zur Verfügung, wie z. B. Fett, Kursiv, Unterstrichen sowie die Möglichkeit, Aufzählungspunkte oder nummerierte Listen einzufügen. Um den Text auf der linken Seite zu bearbeiten, können Sie entweder die Symbole in der Symbolleiste verwenden oder den Text im HTML-Format eingeben.
Analysen
Analyseeinstellungen:
In diesem Abschnitt können Sie sogenannten „Verwaltern" Zugang gewähren. Dabei handelt es sich um Personen, die erweiterten Zugang benötigen, um Analysegrafiken für alle oder ausgewählte Gruppen von Mitarbeitern einzusehen.
Analysebericht für den vollständigen Datensatz an die unten ausgewählten Verwalter senden:
Hier können Sie E-Mail-Adressen von Personen eingeben, die Zugang zu Analysegrafiken für den Bericht erhalten sollen.
Analysebericht für den auf die AD-Gruppe beschränkten Datensatz an die unten ausgewählten Verwalter senden:
Hier können Sie die Namen von AD-Gruppen eingeben, die Zugang zu Analysegrafiken für den Bericht erhalten sollen. Wenn Sie eine AD-Gruppe hinzufügen, erhalten die Benutzer in dieser AD-Gruppe Zugang zur Ansicht von Analysegrafiken für den Bericht.
Analysedaten auf Teammitglieder beschränken:
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden Daten nur für Benutzer angezeigt, die den ausgewählten Verwaltern unterstellt sind.
Hinweis: Um die Ansicht auf Teammitglieder zu beschränken, muss Ihre Azure-Konfiguration das Feld „Manager" verwenden.
Alle einbeziehen, nicht nur direkt verwaltete Benutzer:
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden alle Benutzer in der Anzeige berücksichtigt, unabhängig davon, welchen Managern die Benutzer im Bericht unterstellt sind.
E-Mail-Vorlage:
Im Textbearbeitungsmodul geben Sie das Betrefffeld für die E-Mail an, und der Text kann auf dieselbe Weise eingefügt und bearbeitet werden, wie unter „Bericht" und „Abonnenten" beschrieben.
Benachrichtigungen
Unter Benachrichtigungen können Sie einen Verlauf aller bisher gesendeten Berichte sowie der für die Zukunft geplanten Berichte einsehen.Ganz rechts können Sie das Datum der Berichtsverteilung sehen. Zusätzlich werden der Name des Berichts, die Anzahl der Datensätze im Bericht („Dokumente"), die Anzahl der Benutzer, die den Bericht erhalten („Endbenutzer"), sowie die Anzahl der Verwalter angezeigt.Wenn ein Bericht gesendet wurde, können Sie ihn erweitern (durch Klicken darauf), um eine Reihe von Details zum Bericht einzusehen:
Unter „Uhrzeit" wird die Uhrzeit angezeigt, zu der die E-Mail gesendet wurde.
„Konto" gibt die E-Mail-Adresse des Benutzers an.
„Letzte Anmeldung" zeigt an, wann sich der Benutzer zuletzt angemeldet hat.
„Status" zeigt an, ob die E-Mail gesendet wurde und erfolgreich im Posteingang des Benutzers eingegangen ist.
„Aktionen": Hier können Sie das E-Mail-Symbol verwenden, um die E-Mail erneut an den betreffenden Benutzer zu senden, beispielsweise wenn der Benutzer die E-Mail versehentlich gelöscht hat.