Die folgende E-Mail ist ein Vorschlag, wie Mitarbeiter vor dem Scanning informiert werden können
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Sehr geehrte Mitarbeiterin, sehr geehrter Mitarbeiter,
Einhaltung der Leitlinien der EU-Datenschutzbehörden
Um sicherzustellen, dass unser Unternehmen die Leitlinien der EU-Datenschutzbehörden zum Schutz personenbezogener Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhält, hat die Unternehmensleitung beschlossen, ein automatisiertes Bereinigungswerkzeug einzusetzen.
Dieses Bereinigungswerkzeug wird potenziell nicht konforme Daten scannen und identifizieren, woraufhin diese entsprechend behandelt werden.
Das Bereinigungswerkzeug ermöglicht es einzelnen Mitarbeitern, den DSGVO-Konformitätsprozess sowohl unmittelbar als auch langfristig so effizient und reibungslos wie möglich zu gestalten.
Scanvorgang
In den kommenden Wochen werden die Unternehmensdaten in Outlook und auf Dateilaufwerken gescannt. Alle identifizierten nicht konformen Daten werden zur Bearbeitung markiert.Sie erhalten Anweisungen zu dem Zeitraum, innerhalb dessen Sie nicht konforme Inhalte aktiv bearbeiten sollten, sowie eine Anleitung zur deren Handhabung. Die Lösung berücksichtigt private Inhalte in E-Mails und auf Dateilaufwerken. Dokumente oder Ordner, die beispielsweise als „privat" gekennzeichnet sind, werden nicht gescannt.
Was Sie jetzt tun sollten
Sie können damit beginnen, E-Mails und Dateilaufwerke zu bereinigen, auf denen private und sensible Informationen gespeichert sein könnten. Verschieben Sie solche Informationen in Ordner, die als „privat" gekennzeichnet sind.
Aktive Beteiligung
Wir ermutigen alle Mitarbeiter, eine aktive Rolle in diesem DSGVO-Konformitätsprozess zu übernehmen. Sollten Fragen oder Schwierigkeiten auftreten, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Der Prozess und die nächsten Schritte werden bei Bedarf kommuniziert.
Mit freundlichen Grüßen,Compliance-Team
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