Häufig gestellte Fragen bei der Einführung des Datenbereinigungstools Data&More in einer Organisation
#Wie scannt der Data & More Compliance Server (DMCS) die Daten unserer Organisation?
Der DMCS arbeitet, indem er sich direkt mit Ihrem Office 365-Server verbindet, anstatt den lokalen Cache auf den einzelnen Endgeräten der Mitarbeitenden zu scannen. Aus technischer und Compliance-Sicht nutzt das System die Azure Graph API, um Daten systematisch abzurufen und Aktualisierungen, wie z. B. Datenlöschungen, direkt an Ihre zentralen Postfächer und Dateiserver zu übermitteln. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt mit dem Ziel, unnötige oder veraltete Daten, die personenbezogene Informationen (PII) enthalten, zu bereinigen und eine visuelle Übersicht zu erstellen, um diese Daten anschließend zu löschen. Diese direkte Integration auf Serverebene gewährleistet eine umfassende und rechtlich vertretbare Prüfung aller unstrukturierten Datensätze innerhalb der Organisation.
#Warum markiert das Compliance-System Daten oder erzeugt Fehler in Bezug auf Dateien, die auf meinem lokalen Computer nicht sichtbar sind?
Jede Abweichung, die darauf hinweist, dass Daten lokal nicht vorhanden sind, entsteht genau deshalb, weil unser System die absolute Quelle der Wahrheit auswertet – den zentralen Office 365-Server selbst. Aufgrund der integrierten Cache-Beschränkungen des lokalen Outlook-Clients ist Ihre Anwendung in der Regel so konfiguriert, dass sie nur einen aktuellen oder begrenzten Teil Ihrer E-Mails und Dateien herunterlädt und synchronisiert, um lokalen Speicherplatz zu sparen und die Netzwerkleistung zu optimieren. Infolgedessen befinden sich häufig ältere oder archivierte Daten in Ihrer Office 365-Umgebung, die nicht mit dem lokalen Cache Ihres Computers synchronisiert wurden. Der Compliance-Bereinigungsbericht zeigt diese nicht synchronisierten Dateien an, da er eine vollständige Erkennung auf Serverebene durchführt, um die strikte Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen, indem alle personenbezogenen Informationen (PII) identifiziert und verwaltet werden.
#Gilt der Datenbereinigungsprozess auch für Dateien, die nicht lokal synchronisiert sind?
Ja. Aus rechtlicher und unternehmerischer Risikomanagement-Perspektive muss das Bereinigungsprotokoll systematisch alle Daten einbeziehen, die sich in der Office 365-Umgebung befinden, unabhängig von deren lokalem Synchronisierungsstatus. Die Aufbewahrung veralteter oder nicht konformer personenbezogener Daten stellt eine direkte rechtliche Haftung gemäß Datenschutzgesetzen wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dar, unabhängig davon, ob diese Daten aktiv auf einem lokalen Arbeitsplatzrechner zwischengespeichert sind oder nicht. Daher ist die automatisierte Datenschutz-Compliance-Lösung so konzipiert, dass sie nicht konforme Daten in der gesamten Serverumgebung identifiziert, meldet und behebt, um das organisatorische Risiko vollständig zu minimieren und nachweisbare Datenlöschpraktiken sicherzustellen.
# Was ist die Datenschutz-grundverordnung?
Die Datenschutz-Grundverordnung ist eine Verordnung, die durch die Verordnung (EU) Nr. 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr usw. in Kraft gesetzt wurde.
# Warum bin ich in das DSGVO-Bereinigungsprojekt einbezogen?
Um sicherzustellen, dass das Unternehmen die Richtlinien der zuständigen Datenschutzbehörde zum Schutz personenbezogener Daten einhält und befolgt. Im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung hat die Unternehmensleitung entschieden, ein automatisiertes Bereinigungstool einzusetzen.
# Was bewirkt das Bereinigungstool?
Das Bereinigungstool scannt und identifiziert potenziell nicht konforme Daten in E-Mails und Dateien. Es ermöglicht jedem Mitarbeitenden, sensible personenbezogene Daten korrekt, schnell und unkompliziert zu behandeln.
# Wann erfahre ich, was zu tun ist?
Alle betroffenen Mitarbeitenden erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung mit weiteren Anweisungen und Informationen.
# Was soll ich während des Scan-vorgangs tun?
Bitte unternehmen Sie nichts – dies ist ein automatisierter Prozess, bei dem ausgewählte Quellen wie E-Mails oder Dateilaufwerke auf besonders sensible Daten wie Sozialversicherungsnummern gescannt werden.
# Kann dieser Scan Auswirkungen auf meine Arbeit, meine Karriere, rechtliche Verfahren usw. haben?
Nein – es liegt in der Verantwortung des Unternehmens, die Datenschutz-Grundverordnung einzuhalten. Das Unternehmen kann mit Bußgeldern belegt werden, in der Regel jedoch nicht der einzelne Mitarbeitende.
# Was passiert, wenn sensible Daten gefunden werden, die mir gehören?
Im Bereinigungsbericht kann jeder Mitarbeitende die gefundenen sensiblen Daten einsehen, die voraussichtlich gegen die Datenschutz-Grundverordnung verstoßen. Sie erhalten eine Anleitung, wie Sie vorgehen sollen.
# Können andere Mitarbeitende meinen Benachrichtigungsbericht einsehen?
Nein, der Bereinigungsbericht ist persönlich und richtet sich ausschließlich an den Inhaber der E-Mail-Adresse oder des Dateilaufwerks.
# Wer kann meine Daten einsehen?
Dem Scan-Tool wurden keine neuen Rechte eingeräumt, die die IT-Abteilung nicht bereits besitzt. Das Sicherheitskomitee / Projektteam hat Zugang zur Lösung und führt stichprobenartige Prüfungen durch, um sicherzustellen, dass die Lösung E-Mails wie erwartet findet und verarbeitet und dass die Lösung nicht missbraucht wird.
#Analysiert die Lösung neue und bestehende Daten kontinuierlich neu?
Die Data & More Compliance-Lösung ist so konzipiert, dass sie sowohl neue als auch bestehende Daten kontinuierlich überwacht und analysiert. Angesichts des teils sehr großen Umfangs einiger Datenspeicher kann der Scanvorgang mehrere Wochen oder sogar Monate in Anspruch nehmen. Diese umfassende Analyse umfasst die Prüfung aller Dateien sowie die Anwendung optischer Zeichenerkennung (OCR) auf Bilder, wodurch diese in maschinenlesbare Textformate umgewandelt werden. Dieser sorgfältige Prozess ist naturgemäß zeitaufwendig.Der Scan erfolgt nicht auf Grundlage des Alters der Daten, sondern wird Ordner für Ordner durchgeführt, unabhängig vom jeweiligen Inhalt.Im Mittelpunkt unseres Systems steht ein engagiertes Klassifizierungsteam, das sich der kontinuierlichen Verbesserung unserer Datenklassifizierungsmechanismen widmet. Dieses Team nutzt Erkenntnisse, die von über +75.000 Nutzern aus verschiedenen Sprachen, Kundengruppen und Branchen gewonnen wurden. Rückmeldungen zu falsch positiven Ergebnissen – Daten, die fälschlicherweise als personenbezogene Informationen (PII) identifiziert wurden – sowie zu falsch negativen Ergebnissen – PII, die übersehen wurden – sind wesentlicher Bestandteil unseres Verbesserungsprozesses. Weitere Einzelheiten finden Sie auf der Klassifizierungsseite von Data & More.
Je präziser die Klassifizierung, desto besser ist dies für den Endnutzer. Daher sind wir bestrebt, die Klassifizierung kontinuierlich zu verbessern und alle Daten neu zu klassifizieren. Dies kann dazu führen, dass personenbezogene Informationen (PII) in älteren Daten entdeckt werden, die zuvor nicht identifiziert wurden. Solche Funde sind keine Fehler, sondern zeigen die Verbesserung unserer Klassifizierung an. Dies ist ein fortlaufender Prozess. Darüber hinaus werden kontinuierlich neue Klassifizierungen entwickelt und implementiert, da neue datenschutzrechtliche Entscheidungen die Identifizierung neuer Datenarten vorschreiben.
Dieser iterative Prozess ist entscheidend für die kontinuierliche Verfeinerung unseres globalen Klassifizierungssystems, das dadurch in der Lage ist, PII sowohl in neu aufgenommenen als auch in bereits gespeicherten Daten konsistent zu identifizieren und dynamisch neu zu klassifizieren.
# Wenn ichnach dem Scanalle sensiblen Daten erstmalig verarbeitet habe – was dann?
Der Scan ist ein kontinuierlicher Prozess, und die DSGVO-Konformität ist ein fortlaufendes Vorhaben. Sie erhalten regelmäßig Bereinigungsberichte, wenn sich sensible personenbezogene Daten in Ihren E-Mails oder Dateien befinden.
# Wie häufig werden meine Daten gescannt?
Daten werden kontinuierlich gescannt; dies gilt auch für neu erstellte Daten.
# Was ist mit meinen privaten E-Mails?
Die Lösung berücksichtigt private Inhalte, die sich in E-Mail-Nachrichten und auf Dateilaufwerken befinden. Zum Beispiel werden Ordner, die den Begriff/die Bezeichnung „Privat" tragen, nicht in den Bereinigungsbericht aufgenommen. Private E-Mails müssen in Ihrem privaten Ordner abgelegt werden, der den NamenPrivatträgt. Bitte beachten Sie, dass geschäftliche Inhalte nicht in Ihrem privaten Ordner gespeichert werden dürfen.
# Was geschieht, wenn ein Nutzer keine Maßnahmen bezüglich der Daten im Bereinigungsbericht ergreift?
Im Bereinigungsbericht haben Sie die Möglichkeit, E-Mails und Dateien so zu kennzeichnen, dass sie nicht automatisch bereinigt werden. Wenn dies nicht innerhalb des von Ihrer Organisation festgelegten Zeitrahmens erfolgt, werden die E-Mails oder Dateien in den GDPRvault verschoben und anschließend gelöscht.
# Was geschieht, wenn ich mit „Privat" kennzeichne?
Alle E-Mails und Dateien, die mit „Privat" gekennzeichnet sind, werden vom Bericht ausgenommen und in zukünftigen Bereinigungsberichten nicht mehr berücksichtigt.
# Was geschieht, wenn ich mit „Falsch klassifiziert" kennzeichne?
Alle E-Mails und Dateien, die mit „Falsch klassifiziert" gekennzeichnet werden, werden vom Bericht ausgenommen. Sie sollten E-Mails und Dateien nur dann mit „Falsch klassifiziert" kennzeichnen, wenn Sie der Ansicht sind, dass diese keine sensiblen personenbezogenen Daten enthalten.
# Was geschieht, wenn ich mit „Ausnahmegenehmigung" kennzeichne?
Alle E-Mails und Dateien, die mit „Ausnahmegenehmigung" gekennzeichnet sind, verbleiben im Bereinigungsbericht, bis die „Ausnahmegenehmigung" aufgehoben wird. Die Ausnahmegenehmigung wird für Daten verwendet, die sich auf einen laufenden Vorgang beziehen und daher relevant zu behalten sind.
#Warum befinden sich in meinem Bericht alte Datenpunkte, die in der vorherigen Version nicht enthalten waren?
A:Das Auftreten alter Daten in Ihrem aktuellen Bericht, die in früheren Versionen nicht vorhanden waren, kann auf verschiedene Faktoren zurückgeführt werden. Das Verständnis dieser Faktoren kann Ihnen helfen, das Problem effektiver zu lösen:
Verzögerung bei der Datensynchronisierung:Manchmal kommt es bei dem System oder der Plattform, die Daten erfasst, zu Verzögerungen bei der Synchronisierung oder Verarbeitung von Informationen. Dies bedeutet, dass zuvor generierte Daten möglicherweise erst im nächsten Berichtszyklus im System erscheinen.
Fehler beim Datenabruf:Fehler oder Störungen im Datenabrufprozess können zu einer unvollständigen Datenextraktion führen. Sobald diese Fehler behoben sind, können zuvor nicht gemeldete Daten in den aktuellen Berichten erscheinen.
Änderungen in den Datenquellen:Wenn die Quellen, aus denen Daten abgerufen werden, erweitert oder geändert wurden, kann dies historische Daten einbeziehen, die zuvor nicht berücksichtigt oder als relevant eingestuft wurden.
Anpassungen des Berichtszeitraums:Anpassungen des Datumsbereichs oder des Berichtszeitraums können dazu führen, dass Daten aus unterschiedlichen Zeitrahmen einbezogen werden, was möglicherweise ältere Datenpunkte einschließt.
Datenbereinigung und -verarbeitung:Der Prozess der Datenbereinigung und -validierung kann zuvor unbemerkte Fehler oder Lücken identifiziert und korrigiert haben, was zur Aufnahme von Daten führt, die in früheren Berichten ausgelassen oder als ungültig betrachtet wurden.
Systemreklassifizierung und Verbesserungen:Die Neukategorisierung bestehender Datenklassen und Verbesserungen der Datenverarbeitungsalgorithmen können zur Aufnahme historischer Daten führen, die zuvor anders klassifiziert oder aufgrund weniger ausgereifter Analysemethoden übersehen wurden.
Benutzerdefinierte Filter oder Einstellungen:Änderungen in den Berichtseinstellungen oder Filtern, sei es durch Nutzer oder durch systemseitig vorgenommene Standardaktualisierungen, können den Umfang der gemeldeten Daten verändern und möglicherweise Daten einschließen, die zuvor herausgefiltert wurden.
Aufgrund von Synchronisierungsproblemen mit Entra ID wurden kürzliche Änderungen im Quellumfang noch nicht vollständig übernommen.Der betreffende Nutzer war zuvor kein Mitglied der Active Directory (AD)-Gruppe, die aktuell im Scan-Umfang enthalten ist.
Änderungen im Umfang einer rechtlichen Aufbewahrungspflicht (Legal Hold): Wenn Nutzer nicht mehr einer rechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen, können ihre Daten für eine Benachrichtigung in Frage kommen.
Das Auftreten alter Daten in neuen Berichten ist aus all den oben genannten Gründen zu erwarten und ist Teil des DSGVO-Bereinigungsprozesses. Entscheidend ist, dass Sie überprüfen, ob die betreffenden Daten gelöscht werden sollten.
# Was soll ich tun, wenn das Geheimnis meiner Azure App-Registrierung kurz vor dem Ablauf steht?
„Das Geheimnis unserer App-Registrierung läuft ab – wie ist die Vorgehensweise?"Einige Support-Tickets wurden als dringend eingestuft, da das Geheimnis bereits abgelaufen war und dadurch der vollständige Zugriff auf die Lösung verloren gegangen war. Dies ist ein zeitkritisches Problem, bei dem eine proaktive Self-Service-Dokumentation sowohl die Verunsicherung der Kunden als auch den reaktiven Support-Aufwand vermeiden würde.
Empfohlene Vorgehensweise:
Wenn das Geheimnis Ihrer Azure App-Registrierung kurz vor dem Ablauf steht, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Generieren Sie ein neues Geheimnisin Ihrem Azure-Portal unter der App-Registrierung, die für die Data & More-Lösung verwendet wird. Legen Sie einen angemessenen Ablaufzeitraum fest (wir empfehlen 24 Monate).
Senden Sie den neuen Geheimniswertan den Data & More-Support unter support@dataandmore.com, zusammen mit Ihrer App-ID und dem Namen Ihres Arbeitsbereichs.
Warten Sie auf eine Bestätigung– unser Team wird das Geheimnis auf unserer Seite aktualisieren und bestätigen, sobald es aktiv ist.
Löschen Sie das alte Geheimnisaus Ihrem Azure-Portal erst, nachdem Sie eine Bestätigung von uns erhalten haben.
Wichtig:Löschen Sie das alte Geheimnis nicht, bevor wir das neue bestätigt haben – andernfalls kommt es zu einem sofortigen Zugriffsausfall. Wir empfehlen, eine Kalendererinnerung 30 Tage vor dem Ablaufdatum Ihres Geheimnisses einzurichten, um Unterbrechungen zu vermeiden.
#Warum erhalten Nutzer die Meldung „Zugriff verweigert", wenn sie den Link zu ihrem Bereinigungsbericht öffnen?
Das Problem ist in der Regel eintechnisches: Der Link setzt voraus, dass der Nutzer in einem Microsoft-Konto angemeldet ist, das mit seiner organisatorischen E-Mail-Adresse übereinstimmt, oder der Berichtslink wurde neu generiert. Kunden sind verwirrt und behandeln dies als einen Systemausfall.
Empfohlene Vorgehensweise:
Wenn Sie beim Öffnen des Links zu Ihrem Bereinigungsbericht die Fehlermeldung „Zugriff verweigert" erhalten, versuchen Sie bitte Folgendes:
Stellen Sie sicher, dass Sie mit dem richtigen Konto angemeldet sind.Öffnen Sie den Link in einem privaten/Inkognito-Browserfenster und melden Sie sich mit Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse an (derselben, an die die Berichtsbenachrichtigung gesendet wurde).
Prüfen Sie, ob mehrere Microsoft-Konten vorhanden sind.Wenn Sie in Ihrem Browser bei mehreren Microsoft 365-Konten angemeldet sind, wechseln Sie vor dem Öffnen des Links zu Ihrem Geschäftskonto.
Bitten Sie Ihren IT-Administrator,zu überprüfen, ob Ihr Benutzerkonto in der Richtlinie oder der Azure AD-Gruppe enthalten ist, die für den Empfang von Berichten vorgesehen ist.
Fordern Sie einen neuen Link anbei Ihrem IT-Administrator, falls der ursprüngliche Link vor mehr als 30 Tagen gesendet wurde – Berichtslinks können nach Systemaktualisierungen neu generiert werden.
Wenn das Problem alle Nutzer in Ihrer Organisation gleichzeitig betrifft, wenden Sie sich bitte an den Support, da dies auf eine Konfigurationsänderung hinweisen kann, die Aufmerksamkeit erfordert.
#Wie füge ich eine FileShare als Datenquelle hinzu, und welche Voraussetzungen sind erforderlich?
„Ich kann eine FileShare-Quelle nicht hinzufügen oder scannen" (in der Benutzeroberfläche werden keine Quellen angezeigt) bis hin zu VPN-Verbindungsproblemen und dem Zurücksetzen von Verwahrern. All dies sind Symptome derselben zugrunde liegenden Wissenslücke: Kunden kennen die Netzwerk- und Konnektivitätsvoraussetzungen für das FileShare-Scanning nicht. Dies betrifft IT-Administratoren während der Einführung und nach Infrastrukturänderungen.
Empfohlene Vorgehensweise:
Um eine FileShare als Datenquelle in Data & More hinzuzufügen, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Netzwerkkonnektivität:Der Data & More-Scan-Server muss die FileShare über das Netzwerk erreichen können. Wenn sich Ihre FileShare lokal (On-Premises) befindet, ist eine VPN-Verbindung oder eine Netzwerkroute zum Scan-Server erforderlich. Wenden Sie sich an Ihr Netzwerkteam, um die Konnektivität zu überprüfen.
Berechtigungen:Das von Data & More verwendete Dienstkonto muss mindestens Lesezugriff auf das FileShare-Stammverzeichnis und alle Unterordner haben, die Sie scannen möchten.
Hinzufügen der Quelle:Navigieren Sie im Data & More-Administratorportal zuSources → Add Source → FileShareund geben Sie den UNC-Pfad ein (z. B. \\server\share). Wenn keine FileShare-Option angezeigt wird, ist das FileShare-Modul für Ihr Konto möglicherweise nicht aktiviert – wenden Sie sich bitte an den Support.
Zuweisung von Verwahrern:Weisen Sie nach dem Hinzufügen der Quelle jedem Ordner der obersten Ebene einen Dateneigentümer (Verwahrer) zu. Wenn Verwahrerzuweisungen unerwartet zurückgesetzt werden, liegt dies in der Regel an einer erneuten Synchronisierung – wenden Sie sich an den Support, um frühere Zuweisungen wiederherzustellen.
Wenn die FileShare nach der Einrichtung nicht angezeigt wird oder nicht erreichbar ist, überprüfen Sie bitte die VPN-/Firewall-Regeln sowie die Aktualität der Anmeldedaten des Dienstkontos.
# Erhalten Führungskräfte einen separaten DSGVO-Bericht, und wie können sie darauf zugreifen?
Der Manager-Bericht ist eine eigenständige Funktion, die wiederholt Support-Anfragen verursacht, insbesondere bei Kunden, die die Lösung für größere Teams einführen.
Empfohlene Vorgehensweise:
Ja, Data & More stellt neben dem individuellen Mitarbeiter-Bereinigungsbericht einen separaten DSGVO-Bericht für Führungskräfte zur Verfügung.
Inhalt des Berichts:Der Manager-Bericht gibt Teamverantwortlichen eine aggregierte Übersicht über den Datenbereinigungsstatus ihrer direkt unterstellten Mitarbeitenden – einschließlich der Anzahl der verarbeiteten, ausstehenden oder unbearbeiteten Einträge. Der spezifische Inhalt der sensiblen Daten einzelner Mitarbeitender wird dabei nicht angezeigt.
Wer erhält ihn:Führungskräfte werden in die Berichtsverteilung aufgenommen, wenn sie im Azure Active Directory Ihrer Organisation als Vorgesetzte eingetragen sind (über das Attribut „Manager") und sich im Geltungsbereich Ihrer aktiven Richtlinie befinden.
Zugriff auf den Bericht:Führungskräfte erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem persönlichen Berichtslink, auf dieselbe Weise wie Mitarbeitende. Wenn eine Führungskraft ihren Bericht nicht erhält, bitten Sie Ihren IT-Administrator, das Manager-Attribut der betreffenden Person in Azure AD sowie deren Zugehörigkeit zum Richtlinienbereich zu überprüfen.
Hinweis für IT-Administratoren:Die Manager-Berichterstattung muss in Ihrer Richtlinienkonfiguration aktiviert sein. Wenn sie für Ihren Arbeitsbereich nicht aktiv ist, wenden Sie sich bitte an den Data & More-Support, um sie zu aktivieren.
# Der Scan-Agent (Universal Profiler) hat sich gestoppt – was soll ich tun?
Der Universal Profiler / Scan-Agent stoppt unerwartet auf verschiedenen Kundenservern. IT-Administratoren sind unsicher, ob sie ihn selbst neu starten, abwarten oder den Vorfall eskalieren sollen. Da ein gestoppter Scanner bedeutet, dass keine neuen Daten verarbeitet werden, hat dies direkte Auswirkungen auf die Compliance.
Empfohlene Vorgehensweise:
Wenn Sie feststellen, dass der Data & More-Scan-Agent (Universal Profiler) auf Ihrem Server gestoppt wurde, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Überprüfen Sie den Servicestatus:Prüfen Sie auf dem Server, auf dem der Scanner betrieben wird, in den Portainer Services den Dienst „Universal Profiler". Wenn dieser als gestoppt angezeigt wird, notieren Sie bitte den Zeitpunkt des Stopps sowie alle relevanten Ereignisprotokolleinträge.
Versuchen Sie einen Neustart:Sie können den Universal Profiler-Dienst sicher neu starten. Er setzt den Scan-Vorgang an der Stelle fort, an der er unterbrochen wurde – es gehen keine Daten verloren und es entstehen keine Duplikate.
Prüfen Sie häufige Ursachen:Der Profiler kann aufgrund von geringem Speicherplatz auf dem Server, einem abgelaufenen Passwort des Dienstkontos oder einer Netzwerkunterbrechung stoppen. Überprüfen Sie diese Punkte bitte vor dem Neustart.
Wenden Sie sich an den Support, wenn das Problem wiederholt auftritt:Wenn der Profiler wiederholt stoppt, eröffnen Sie bitte ein Support-Ticket unter support.dataandmore.com und geben Sie den Servernamen, den Zeitpunkt bzw. die Zeitpunkte des Stopps sowie alle relevanten Ereignisprotokolleinträge an. Unser Team wird die Grundursache untersuchen.