Wie Sie Daten verwalten, die keinen offensichtlichen Dateneigentümer haben, bei der Bereinigung von Daten
Data & More hat einen einfachen Weg entwickelt, um die Bereinigung von Daten zu verwalten, die keinen natürlichen Eigentümer haben.
Viele Organisationen stehen vor der Herausforderung, dass einige Datenquellen beispielsweise veraltete Daten oder Daten ohne offensichtlichen Dateneigentümer aufweisen. Beispiele hierfür könnten alte Dateifreigaben sein, bei denen Ordner vor vielen Jahren erstellt wurden und von niemandem mehr verwaltet werden. Ordner, die von Personen oder Abteilungen erstellt wurden, die nicht mehr existieren oder deren Rollen und Verantwortlichkeiten sich verändert haben. Es könnte sich auch um SharePoint-Websites handeln, die von der IT-Abteilung oder einem Bereitstellungstool erstellt wurden und daher keinen „echten" Dateneigentümer haben, sondern lediglich die Person oder das System, das die Website erstellt hat, als Dateneigentümer aufführen.
Bei der Bereinigung nicht konformer Daten muss jemand die gefundenen Daten einsehen und bestätigen, ob diese gelöscht oder möglicherweise anderweitig archiviert werden sollen.
Es ist daher wichtig, einen vollständigen Überblick darüber zu haben, wo sich nicht konforme Daten befinden, um was es sich dabei handelt, und diese einer verantwortlichen Person zuweisen zu können. Data & More bezeichnet diesen Prozess alsCustodian-Zuordnung, d. h. die Zuweisung eines Custodians für einen bestimmten Datensatz, als eine Person, die dafür verantwortlich ist zu überprüfen, welche Daten gelöscht werden können und welche nicht.
Ein Custodian erhält einen Bericht über die Daten, für die er verantwortlich ist, mit einem vollständigen Überblick über alle Daten, die Quellen, das Alter, die Klassifizierung, eine Vorschau usw., um überprüfen zu können, ob die Daten gelöscht werden können oder nicht.
Zuweisung eines Custodians (Custodian-Zuordnung) zu einer Datenquelle
Es gibt 2 Möglichkeiten, einen Custodian einem Daten-Repository zuzuweisen.
Methode 1:
Die erste Methode erfolgt über die Bereinigungsberichtsübersicht von Data & More, die einen vollständigen Einblick bietet, wo sich alle nicht konformen Daten oder andere klassifizierte Datenarten befinden.
Nachfolgend ist ein Screenshot eines Bereinigungsberichts abgebildet, bei dem die Repositories auf der linken Seite die Anzahl der nicht konformen Dateien an einem bestimmten Speicherort anzeigen. Es ist ebenfalls möglich, innerhalb eines beliebigen Repositories tiefer zu navigieren.
Dies ermöglicht es der Organisation zu sehen, welche Arten von Daten sich wo befinden, und dadurch den richtigen Custodian besser zuweisen zu können.
Methode 2:
Es ist möglich, einen Custodian automatisch für beliebige Repositories festzulegen. Eine Datei mit einer Liste von Pfaden und Custodian-E-Mail-Konten kann hochgeladen werden, und diese werden automatisch für alle Repositories festgelegt.
Beispiel des Formats und der Oberfläche, über die Data & More die Datei hochlädt:
Back-End-Oberfläche zum Hochladen der Datei
